Por Lourival Augusto Tavares
Es de todos sabido que muchos países están pasando por un momento de crisis económica, política y social. Este contexto pone de relieve el carácter perdurable del tema, especialmente relevante para los mercados emergentes sujetos a inestabilidades cíclicas. En particular, Brasil está volviendo a tener problemas de desempleo y las empresas que se sostienen en el mercado enfrentan grandes dificultades para mantener su rentabilidad. La crisis, además de inhibir la entrada de empresas e inversores globales al mercado, está generando reflexiones en una gran parte de las empresas de producción y servicio. En este sentido, este artículo puede considerarse también una advertencia estratégica para los gestores, más allá de un diagnóstico técnico. En estas circunstancias se llevó a cabo un estudio de las repercusiones en el ámbito del mantenimiento de las empresas brasileñas cuyos resultados se presentan a continuación.
En estos tiempos de crisis, que es cíclico, el estrés es demasiado grande en el «piso de la fábrica», como en todas las jerarquías del negocio, y este clima desalienta la participación en la investigación y el trabajo estadístico, ya que el enfoque se vuelve completamente hacia las reducciones y no se visualiza el valor que un mapa nacional de escena puede ayudar. Muchas veces la empresa ni siquiera realiza el mapeo ideal de sí misma.
Buscamos mantener los mismos indicadores utilizados en encuestas anteriores al 2020, lo que permitió hacer un análisis comparativo mediante la generación de una buena noción de cómo la crisis afectó y podrá afectar todavía más, la función de mantenimiento. En el análisis comparamos el presente estudio con encuestas anteriores.
Inicialmente se realizó el análisis de cada indicador y la comparación entre ellos, generando algunos de los comentarios, que reconocemos son especulativos, pero con una buena probabilidad de coincidencia con la realidad industrial. Para cada indicador se elaboró la planilla correspondiente con los valores actuales y se buscaron los correspondientes en los años anteriores de forma de posibilitar la presentación de las gráficas con las respectivas tendencias.
Costo de Mantenimiento por la Facturación
Este indicador, sin duda, es el valor más bajo de todos, que podría ser un buen resultado si fuera motivado por las mejores prácticas de mantenimiento como, buena gestión de recursos humanos y materiales, mejora de la productividad, aumento de disponibilidad, reducción de gastos innecesarios etc. Vale destacar que las reducciones basadas únicamente en recortes de gastos pueden poner en peligro la sostenibilidad operativa.
Sin embargo, como se muestra por el análisis de otros índices, aparentemente la reducción fue una medida «forzada» por la necesidad de reducir los costos generales de la empresa. La hipótesis de aumento de la facturación no es adecuada para un momento de crisis.
Cada vez más se necesita de planes estratégicos para reducir los costos de producción (o servicios) y seguir siendo competitivos en el mercado y el área de mantenimiento es siempre una de las más afectadas por los cortes. Cuando se logra mantener el nivel de calidad, seguridad y resultados, estos cambios son muy bienvenidos y pueden pasar a ser permanentes en la empresa, una vez que se haya reducido el costo de manera inteligente, se logró el éxito de cualquier plan y esto trae un crecimiento saludable para la compañía.
Costo de Mantenimiento por el Inmovilizado – CMIV
El valor de este índice es casi estable y refuerza la suposición de que la reducción de costos de mantenimiento presentada en el análisis del índice anterior, no se puede explicar como consecuencia del aumento de la facturación, ya que, como observaremos en otros contenidos, no hay inversión en renovación de activos, por lo tanto, los gastos del mantenimiento están acompañando el envejecimiento de los activos.
El mantenimiento es siempre uno de los más afectados, sin embargo, en general, la ingeniería de proyectos es la primera en tener sus gastos reducidos. Los proyectos de mejoras e innovaciones a menudo se paralizan debido a la cantidad de recursos que se necesitan. Las inversiones de CAPEX son detenidos en casi la totalidad, quedando solamente aquellos que son de vital importancia ya que el objetivo se convierte en producir con lo que se tiene sin gastar más, no invertir en maquinaria nueva, especialmente si el futuro de la empresa es dudoso. Por lo tanto, ésta puede ser una razón fuerte para no se haber identificado la baja variación de este indicador.
Disponibilidad Operacional
Aunque no muy significativa, la reducción de disponibilidad operacional puede tener, en valor absoluto, dependencia en relación con la facturación.
La disponibilidad se ha mantenido prácticamente estable, pero en tiempos de crisis el aumento de la producción no es una prioridad en muchas empresas. En este momento, se debe buscar una disponibilidad óptima y esto no es, necesariamente, la de valor máximo, pero la que esté más en línea con la estrategia de la compañía y este ejercicio realizado en los tiempos malos es una gran lección para aplicar siempre, incluso sin crisis, porque debe ser la más adecuada y no, necesariamente, la mayor posible.
Disponibilidad Operacional e Indisponibilidad por Mantenimiento
El problema es más grave cuando analizamos la variación positiva de la indisponibilidad provocada por el mantenimiento que venía aproximadamente estable y aumentó de forma significativa. Comparando este indicador con el de pérdida global de disponibilidad vemos que actualmente mantenimiento responde por más de la mitad de las pérdidas productivas, o sea, dos veces el propio costo del mantenimiento.
En tiempos de crisis, la producción tiende a tener menos demanda debido a las bajas ventas, y por lo tanto se genera más tiempo de inactividad de la máquina y el mantenimiento en general aprovecha para reducir su cartera de pedidos y llevar a cabo intervenciones que pueden retrasarse. Esto podría ser una razón para el aumento en la indisponibilidad debido a mantenimiento.
Costos Relativos
Los gastos relativos al personal propio (CRPP) bajaron y es la más significativa reducción dentro de todos los costos relativos. Un hecho es que la estrategia de muchas empresas es llevar a cabo el despido del personal, para tener un resultado directo y relativamente rápido en los resultados. Reafirmamos el concepto de falso ahorro que supone sustituir a profesionales calificados. No es raro encontrar acciones de empresas que buscan reducir gastos en el mantenimiento remplazando personal con mayor experiencia por personal de poco (o ningún) conocimiento de los equipos (particularmente en cuanto a su criticidad), del proceso y de las estrategias adecuadas. Esto lo hacen con el supuesto de estar ahorrando gastos pagando menos, lo que es absurdo pues aumentan la cantidad de intervenciones no previstas y la respectiva pérdida de facturación y, eventualmente, el riesgo a las personas y al patrimonio.
En contrapartida está el indicador de costos por contratación (CRCT), el cual tuvo un incremento para compensar parte de la reducción de gastos de personal propio. La estrategia de tercerización se puede utilizar para reducir los costos, considerando que esté bien planificada.
El indicador relativo a gastos de material (CRMT) tuvo una reducción muy inferior al relacionado con personal (del orden de cinco veces menor).
Finalmente aparece el indicador de OTROS GASTOS (capacitación, software, mejoras de seguridad, comprobación adelante, etc.) se han incrementado en aproximadamente la misma proporción de la reducción de gastos con personal y, tomando en cuenta que la indisponibilidad debida al mantenimiento aumentó, se puede considerar que muchas actividades llevadas a cabo manualmente fueron reemplazadas por sistemas digitales, por ejemplo sensores digitales en lugar de medición manual, archivos digitales en lugar de expedientes manuales etc.
Hacemos hincapié en el concepto de «Reducción Inteligente de Costos» La crisis debe considerarse una oportunidad para evolucionar hacia el mantenimiento de un nivel de primera categoría, y no para el desmantelamiento.
Edad promedio de los equipos
El comportamiento de este indicador es muy contundente ya que su aumento es el mayor registrado en todo el intervalo de años de la encuesta. Se puede concluir que no hubo renovación de los activos en las empresas, obviamente debido a la crisis económica pues, en el pasado las edades se mantenían aproximadamente constantes para los mismos intervalos de dos años.
Obviamente que equipos más viejos generan mayor necesidad de intervención. Sin embargo, las principales reformas y las inversiones en nuevas máquinas requieren mayores costos y la retención de los gastos es de suma importancia en tiempos de crisis. De esta manera, cada vez es más factible trabajar con las inspecciones y buscar prolongar un poco más el uso de los equipos, pero es importante tener en cuenta hasta cuando no se estará gastando más en el mediano plazo con las pequeñas intervenciones al revés de la sustitución, como se conceptualiza en la evaluación del LCC – Costo del Ciclo de vida.
Actividades de Mantenimiento
Quedó estabilizada la ocupación del personal en mantenimiento preventivo por tiempo (TBPT). Esto dato es esperado si tenemos en cuenta que los costos de material bajaran, deduciendo que no se empleó muchas horas en el intercambio de componentes teniendo en cuenta el tiempo utilización. Sin embargo, el pequeño aumento puede basarse en la evaluación para aprovechar el tiempo de disponibilidad por la «no operación».
Sin embargo, el indicador de ocupación en mantenimiento preventivo por estado (TBPE) presentó una significativa reducción (generando reducción de costos). El mantenimiento predictivo es una inversión de mayor valor que la inversión en preventiva por tiempo, y esta cifra parece estar relacionada con la idea de que muchas empresas todavía consideran que es sólo un gasto para la empresa, y no ven la reducción de costos que puede generar evitando defectos. La consecuencia fue el aumento de la ocupación del personal en mantenimiento correctivo TBMC aumentó que puede haber sido uno de los motivos del aumento de indisponibilidad por mantenimiento en los activos físicos y sus reflejos en el CMFT.
La ocupación de mano de obra en otras actividades (mejora de seguridad, capacitación, investigación, mejora de mantenibilidad etc.) tuvo aumento razonable. Este dato refuerza también las actividades llevadas a cabo por el equipo de mantenimiento que levantó la indisponibilidad de las máquinas por cuenta del mantenimiento que pasó a ser más centrado en mejoras y actividades que no generan muchos gastos. Es importante destacar que las actividades de limpieza y 5S, en general, es normalmente responsabilidad del equipo de operación.
Está muy difundida en las teorías de la ingeniería de confiabilidad y gestión de activos físicos que el mantenimiento correctivo genera mayores costos para la empresa, pero las mayores pérdidas están relacionadas con la pérdida de ingresos que la empresa tiene por parar la producción, generando pérdidas en las ventas. Sin embargo, en tiempos de crisis, las de paradas de producción puede ser absorbidas más fácilmente y, en algunos de los equipos no críticos es más adecuado realizar intervenciones correctivas. Así pues, tenemos una idea de las razones del aumento de TBMC y reducción del CMFT.
Rotación de stock de repuestos de mantenimiento
Otra consecuencia del aumento en la edad de los equipos es la necesidad de mayor utilización de repuestos reduciendo el tiempo en rotación de stock lo que, de alguna forma, puede justificar el aumento del indicador “otras actividades de mantenimiento”, por una mayor participación del personal en los controles. Obviamente que la reducción de stock también contribuye con la reducción de costos de materiales (ya referido) y, en consecuencia, con la reducción del indicador Costo de Mantenimiento por Facturación.
Capacitación
Tradicionalmente (y desafortunadamente) una de las áreas que más sufre con las políticas de reducción de costos es la capacitación y el resultado de este indicador deja esto bien claro ya que el valor se presentó como el más bajo entre todos. Sin embargo, en el análisis de los niveles de formación de personal de mantenimiento hubo un marcado aumento de mano de obra calificada.
Con esto se puede suponer que las empresas cambiaron su personal no calificado por mano de obra con mejor formación y con más experiencia, aunque con menores salarios (vilipendio).
Seguridad Industrial
En todo el contexto presentado, son sorprendentes los excelentes resultados presentados por los indicadores de seguridad industrial.
La Tasa de Frecuencia de accidentes, medida por la cantidad de accidentes por millón de horas-hombre trabajadas, presentó no solo el menor valor sino, la casi inexistencia del hecho.
A su vez, la Tasa de Gravedad, que indica la cantidad de horas de ausencias por accidentes para cada millón de horas-hombre trabajadas, también se presentó con el menor valor entre todos.
Algunas consideraciones para el mantenimiento y la empresa en tiempo de crisis
La principal razón para la existencia de cualquier institución de proceso o servicio es, evidentemente, dar lucro como su nombre lo indica, donde la entrada de ingresos está comprometida con la situación económica de una región, país o mercado y se refleja directamente en cualquier empresa, variando con su tamaño.
La previsión del presupuesto se realiza siempre cada año y generalmente la «rebanada» del mantenimiento tiende a ser bastante pobre, pero la estrategia de una organización no debe ser a corto plazo en base a no generar efectos inmediatos de los cambios en flujo de caja.
Las grandes empresas ya trabajan así, buscando una visión de más largo plazo que debe revisarse con frecuencia basada en la situación vigente en el momento del mercado y esta práctica se recomienda para todas las empresas.
Este hecho es bien conocido por los gerentes de negocio y vale la pena ser recordado, ya que en tiempos de crisis todos los sectores se ven afectados, pero en distinta forma y con diferentes estrategias de reducción de costos ya que unos sufren más que otros.
Durante mucho tiempo el área de mantenimiento fue vista como una fuente de gastos para la empresa, pero logró pasar a formar parte de la estrategia en la gestión de sus activos físicos. Así, para empresas que tienen madurez las estrategias de mantenimiento e ingeniería de confiabilidad, son estimuladas para buscar alcanzar el estándar Clase Mundial. Las empresas que no tienen esta visión o donde el mantenimiento no forman parte de las decisiones corporativas tienen mayor probabilidad de ser afectadas por las crisis.
Sin embargo, algunas compañías trabajan la crisis al revés, mejorando el marco estratégico de mantenimiento y su diseño de estructura, buscando alcanzar una mayor confiabilidad, y disponibilidad, asegurando así una mínima pérdida de ingresos; esto que puede ser más lucrativo comparado con las empresas que bajo la crisis, aplican reducciones en los costos.
Mientras tanto, se debe mantener el enfoque con los objetivos de la empresa y vale la pena recordar que se deben ahorrar costos, no sólo en tiempos de crisis, o sea, «hacer bien gastando menos». En tiempos de crisis, la empresa debe revisar sus metas, sus planes de venta para lograr los ingresos y todo el plan estratégico.
En caso de que tengamos una reducción del plan de producción, la disponibilidad de la máquina puede reajustarse e incluso, los planes de mantenimiento deben ser adecuados. De esta manera se puede reducir la necesidad de paradas de la máquina para el mantenimiento y reducir el gasto de consumo de material. La reducción de horas-hombre de los equipos de mantenimiento pueden ser redirigidas a actividades de mejora y proyectos de ingeniería de mantenibilidad y no, necesariamente, dirigidos a la reducción del personal.
En situaciones de escasez de recursos, es aún más importante que las decisiones de mantenimiento se basen en criterios técnicos estructurados, como el análisis de criticidad y la gestión de activos basada en el riesgo.
Ni todos los equipos tienen el mismo impacto en la seguridad, el medio ambiente, la producción o los costos operativos y, por lo tanto, no deben recibir el mismo nivel de atención o inversión.
La aplicación de metodologías de clasificación de criticidad permite priorizar los recursos para los activos más relevantes para el negocio, dirigiendo estrategias más robustas – como el mantenimiento predictivo basado en la aplicación de IA – hacia aquellos cuya falla genera mayores consecuencias.
Por otro lado, los activos de menor criticidad pueden admitir enfoques más sencillos, incluyendo estrategias de intervención puramente correctivas (planificadas o no), sin comprometer significativamente el rendimiento global de la organización.
De este modo, el mantenimiento basado en el riesgo se consolida como uno de los principales pilares de la denominada «reducción inteligente de costes», permitiendo optimizar la asignación de recursos, aumentar la fiabilidad y mantener o incluso mejorar los resultados. Lo importante es entender la condición de la empresa, conocer su proceso e identificar las maniobras más apropiadas que se deberán llevar a cabo para mejorar el resultado con los mismos o, incluso, menos recursos que antes. De esta manera, algunas empresas pasan por períodos de turbulencia de mercado más fuertes y maduras soportando bien las crisis. La reducción inteligente de costos no traerá pérdidas y se convertirá en prácticas de buen mantenimiento.
 | El autor, Ing. Lourival Augusto Tavares, es egresado de la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, Brasil. Trabajó por 23 años en FURNAS y en ITAIPU, donde, se especializó en métodos y procesos de Gestión de Mantenimiento. Imparte cursos de posgrado, maestría y doctorado en Ingeniería de Mantenimiento en varias universidades de América Latina, donde actúa a 47 años. Escribió 6 libros relacionados con Gestión de Mantenimiento. Presidente por 11 años del COPIMAN – Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento Actúa como consultor a 38 años en consultorías en mantenimiento en varios países de Latinoamérica. |
