¿Dominas la Gestión de Repuestos de Mantenimiento?

Dentro de la gestión del mantenimiento industrial, la administración del almacén de repuestos es un pilar importante. Por eso que un Jefe de Mantenimiento debe saber qué piezas, partes y repuestos son necesarios para su ejecución efectiva y oportuna. Sin duda, factores determinantes para el éxito de la gestión de repuestos.

Uno de los retos que nos presenta la Gestión del Mantenimiento, es el adecuado control del almacén de repuestos. No sólo en unidades físicas sino también su correspondiente valor en Soles o Dólares.

No es posible tener una segunda fábrica guardada en almacén ni tampoco debemos esperar, llegada una avería a no tener el repuesto necesario a tiempo. Desde luego lo más acertado es contar con estrategias de mantenimiento que faciliten esta labor anticipándose en lo posible a las averías.

Por ejemplo, el Mantenimiento Predictivo, contratos de asistencia inmediata con proveedores locales. 

Igualmente, planes preventivos bien elaborados que contemplen las necesidades de repuestos para que sean abastecidos a tiempo. No existe un modelo o estrategia estándar para la adecuada gestión del almacén de repuestos, ello depende del giro del negocio, criticidad de los activos, tipo de industria.

A continuación, se presenta un modelo de gestión que ha permitido al autor controlar adecuadamente el almacén de repuestos.

Estrategias

“El personal de almacén es responsable de la custodia y el Gerente de Mantenimiento es responsable de la gestión”. Dos estrategias se trabajan en paralelo:

1.- “Limpiar”, ordenar física y administrativamente el almacén de repuestos. Aquí se trabaja activamente con el área de Controlling; se define un plan de acción y plazos correspondientes

2.- Controlar rotación y abastecimiento de materiales de acuerdo a su criticidad

Modelo de Gestión de Repuestos

El presente modelo parte desde la no existencia de gestión hasta su implementación.

1.- Realizar inventario físico a detalle del almacén de repuestos. La clasificación detallada que se presenta en la Tabla 1 y 1A permite luego obtener toda la información necesaria para el plan de acción correspondiente. Asimismo, es una primera vista general respecto a la valorización del almacén de repuestos en Soles o Dólares La ejecución de este inventario debe ser coordinada y ejecutada con el área de Controlling de la empresa

2.- El stock del inventario físico se compara con el stock virtual, las diferencias halladas deberán subsanarse en coordinación con el área de Finanzas o Controlling, la Gerencia de Mantenimiento no tiene poder de decisión unilateral respecto a esto.

3.- Gerencia de Mantenimiento definirá y emitirá informe técnico respecto a los ítems para dar de baja, la gestión de baja al igual que en el punto 2 tiene su debido proceso y deberá ser gestionada por el área de Controlling o Contabilidad.

Repuestos y Activos Críticos

4.- Se recomienda que cada ítem tenga asignado su activo correspondiente, especialmente los activos críticos (previo análisis de criticidad de equipos), de esta manera se tendrá el control a detalle de los repuestos críticos.

5.- Una vez “limpio” y ordenado física y administrativamente el almacén de repuestos se procede a definir los ítems que deben tener reposición de stock automático. (Figura 1)

6.- Se define una matriz de control de inventario de repuestos. (Figura 2)

7.- Gerencia de Mantenimiento y Logística establecerán políticas de compra, abastecimiento, control de repuestos; por ejemplo, citamos algunas:

– La Orden de compra o de servicio se registrará directamente al almacén de repuestos.

– No se entregará repuestos sin el documento de requerimiento aprobado por Jefatura o Supervisión de Mantenimiento, quedan exceptuadas las situaciones de emergencia, de darse el caso se regularizará dentro de las 24 horas.

– Realizar mensualmente inventario de ítems que representen el 80% del valor total en Soles o Dólares del almacén de repuestos.

Por Carlo Mario Chiroque
Ingeniero Mecánico, Magister en Ingeniería Mecánica por la Pontificia Universidad Católica del Perú, MBA en Dirección Estratégica por Centrum Catolica de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Actualmente se desempeña como Gerente de Operaciones, consultor-docente en Tecsup Lima; Investigador en Estrategia, fabricación 3D y Proyectos.

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