sábado, febrero 4, 2023

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones

Últimas publicaciones

¿Es la introducción de las TI una garantía de rentabilidad y desarrollo para la gestión empresarial?, ¿Es posible diseñar una metodología que sea una herramienta que aporte valor en la competitividad empresarial y reduzca el tiempo en la toma de decisiones? Un experto responde a estas interrogantes.

Resumen

La empresa en el mundo actual es una combinación de diferentes ciencias aplicadas que interactúan, en un entorno más dinámico y creativo, bajo las grandes fluctuaciones del mercado, que hacen cada vez más complicado su entendimiento para las empresas.

Predecir, analizar y comprender los diferentes factores que influyen en ese comportamiento, se ha convertido en una necesidad de supervivencia ya que se debe accionar en un margen muy estrecho de tiempo para la toma de decisiones, contar con herramientas precisas y confiables que permitan controlar el factor tiempo, es primordial en la economía actual.

Uno de los rasgos característicos de la globalización es la internacionalización de la producción y las empresas transnacionales (ET) son sus agentes más dinámicos.

En busca de mayores beneficios y propiciado por el avance tecnológico, las ET pueden descomponer el proceso productivo en diversas partes componentes y gestionar la producción entre grandes distancias; esto supone un cambio cualitativo en la producción.

La localización de las partes de un mismo proceso productivo puede hacerse a escala mundial, constituyendo una nueva división internacional del trabajo, por lo que la actividad económica ha ido ensanchando sus fronteras hasta abarcar lo que se ha denominado aldea global.

Sin embargo, conociendo que el proceso de globalización es un proceso desigual y fragmentado, en el cual no todos los países, ni sectores, ni empresas tienen igualdad de oportunidades para obtener estas ventajas.

Los estudios empíricos realizados, sobre el comportamiento de la productividad en la industria, demuestran que las diferencias de productividad en el seno de un sector entre países son estadísticamente mayores que las diferencias de productividad entre sectores en el seno de una economía. Los países subdesarrollados tienen que responderse como obtener y desarrollar sus ventajas competitivas.

En las nuevas condiciones de desarrollo de la economía cubana, el aumento de la productividad basado en el avance y la innovación tecnológica constituye el determinante fundamental para lograr ventajas competitivas dinámicas.

Ya demostramos como el diseño de los puestos de trabajo pueden influir en la productividad de la línea de producción, en los beneficios de la empresa, y en la participación de la cuota de mercado.

Este artículo se plantea en función de la afirmación anterior, obtener una sencilla, diáfana y sobre todo comprensible para todos, una primera respuesta a varias preguntas: ¿Es la introducción de las TI en los procesos gerenciales una garantía, en sí mismas, de la rentabilidad y desarrollo de una empresa?, ¿Es posible diseñar una metodología que sea una herramienta que aporte valor en la competitividad de la gestión empresarial, independientemente del sector o rama al que pertenezca, permitiendo minimizar el tiempo en la toma de múltiples decisiones?

Desarrollo

El grado de inmadurez de las relaciones de producción de los países subdesarrollados hace que sus características difieran de los países desarrollados, por lo que no se pueden trasladar de los primeros como simple receta los conceptos y postulados a los segundos, lo que hace que los resultados de esta dicotomía se aprecien tanto a nivel microeconómico como macroeconómico.

Por ello la creación dinámica de herramientas cada vez más adaptables al entorno empresarial cobran un nivel estratégico en la ciencia empresarial.

El siguiente artículo se propone explicar de una manera sencilla la posibilidad de entender la transversalidad que existe entre las pymes y medianas empresas con la introducción de las tecnologías de la información (TI) y el resultado de modificar los sistemas de control tradicionales hacia el desarrollo de un sistema integral que permita una gestión más eficiente y dinámica del proceso de suministros, producción y ejecución de las operaciones en las empresas, y que brinde una ventaja competitiva, basado en tener una mayor productividad de los tiempos en la toma de decisiones de frente diferentes escenarios en el proceso de gestión empresarial, incidiendo de manera notable a nivel de sector en el PIB.

El objetivo final del diseño consiste un Sistema de Control Interno (SCI) basado en la definición, análisis, proyección y comparación binaria de indicadores (KPI) que brinde de manera dinámica y fácil comprensión la eficiencia de un proceso, entidad, gerente por separado y de conjunto con todos los elementos de la entidad en diferentes escenarios de cara al mercado externo y la competencia.

Para seguir el entendimiento de la idea planteada veamos un ejemplo de la vida cotidiana, cuando llenamos una caja de fósforos simplemente lo hacemos de la siguiente manera, de forma general, con una de las dos manos sostenemos la caja de fósforos abierta y con la otra mano vamos llenando de paso a paso la caja tomando los fósforos de arriba de la mesa, sin embargo en este accionar tan cotidiano no nos damos cuenta que estamos desaprovechando al menos el 50 por ciento de la capacidad que tenemos, por lo que nuestra productividad en esta tarea disminuye considerablemente, si ese mismo modelo tradicional lo llevamos a nuestra forma de pensamiento y actuación en la vida cotidiana y profesional, realmente estaremos en problemas.

En este sentido, la necesidad de sistemas de información eficientes y efectivos, basados en las tecnologías de la información (TI) se convierte en un desafío para los gestores empresariales, ya que en su propia filosofía están dotados de una productividad intrínseca que resulta en la capacidad de procesar gran cantidad de información en solo segundos, pero eso no es condición suficiente, es preciso cumplir con los siguientes principios, tener la información adecuada en el momento adecuado, y en manos de la persona adecuada, para tomar la decisión adecuada en el menor tiempo posible, parece simple pero la vida nos ha demostrado que es en extremo difícil que todas estas condiciones se cumplan de manera conjunta.

De ahí que la actuación del Control Interno, como elemento aglutinador del proceso de dirección, persiga la flexibilidad y capacidad para adaptarse a estas condiciones y se convierta en una herramienta importante para el éxito empresarial.

La distinción entre las características internas de la empresa y los rasgos de su entorno es una cuestión central en el análisis estratégico y de Gestión Empresarial. Decidir cómo?, cuándo? y dónde? planificar, organizar, ejecutar y controlar los recursos y capacidades de la empresa, a fin de alcanzar sus objetivos, con los mejores rendimientos posibles, dependerá de las características del entorno y de su cultura empresarial, entre otros factores.

Entender esto para el empresariado cubano actual es difícil ya que la operatividad y la ejecutividad en que se ven sumergidos de manera sistemática en cada una de las acciones hacen que el desarrollo cotidiano este centrado cada vez más en decisiones operativas, por lo que en momentos dejan a un lado el plan estratégico de la gestión empresarial, por lo que los resultados solo tienen efecto en el corto plazo.

El modelo de control diseñado es aplicable a cualquier empresa desde pequeña, mediana y gran empresa, incluso a negocios familiares, que tengan un esquema basado en un concepto empresarial, es de vital importancia en el desarrollo del modelo la preparación de la gerencia y los trabajadores ya que sin una capacitación adecuada se pueden incurrir en errores que lleven consigo costos irreparables. Los sistemas informáticos y las tecnologías digitales son claves para iniciar verdaderos procesos de cambio en las organizaciones, dada la rapidez y efectividad de su aplicación.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 01

Es así como el retorno de la inversión es más rápido cuando existe un componente tecnológico de por medio, de ahí que las organizaciones vean en la innovación un motor de transformación que les asegure su continuidad y competitividad en el mercado, pero siempre teniendo en cuenta la relación costo – beneficio.

  • Empresa operativa
  • Con posibles resultados
  • Improvisadora
  • Nunca será líder
  • No poseerá perspectivas de desarrollo.
  • Empresa más planificada
  • Resultados positivos
  • Menos operatividad e improvisación
  • Posibilidades de ser líder
  • Posibilidades de perspectivas de desarrollo
  • Empresa líder
  • Planifica el 95% de las actividades y solo un 5% de margen a la operatividad
  • Resultados muy positivos
  • Amplias perspectivas de desarrollo e investigación
  • Gran flexibilidad de adaptabilidad
  • Alto grado de innovación.

Se define además la relación del método con un factor importante de cada empresa y es la capacidad de su gerencia de entender la filosofía de cambio y adaptabilidad que debe tener una empresa, en un momento determinado. Existen muchos métodos de organización de la actividad empresarial, pero tomaremos como ejemplo uno, que también será al final usado como método de evaluación, de comprensión y superación profesional y personal.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 02

Según la teoría de Maslow de las necesidades del ser humano (izquierda de la gráfica) pasan por diferentes estadios para poder entender su medio y adaptarse al mismo y eso puede ser único para cada ser humano y también el tiempo que puede llevar a lograrlo, a veces una vida entera no alcanza, para las empresas y negocios pasa algo muy parecido, casi similar, lo único que el contexto de la empresa implica también al ser humano como una de sus variables, por lo que vencer cada una de las etapas de maduración de una empresa (derecha de la gráfica), es de vital importancia para mantenerse en el mercado.

Ahora bien uno de los principales factores que define el poder accionar sobre estos pequeños elementos que conforman el sistema de gestión empresarial, es la competencia, capacidad, conocimiento, preparación y profesionalidad de la gerencia y de los trabajadores, donde es de vital importancia la motivación laboral y personal. Para entender mejor veamos el siguiente concepto:

La Calidad Total o Excelencia Empresarial es un objetivo para muchas empresas que no sólo desean ofrecer servicios o productos de calidad, sino que, además, se esfuerzan por desarrollar Sistemas de Gestión de la Calidad y buscan una mejora continua en todos los procesos que se llevan a cabo y todas las áreas de la organización.

  • Compromiso de los altos cargos directivos y líderes
  • Orientado hacia el cliente
  • Orientado  hacia los resultados
  • Basado en una Gestión empresarial por procesos
  • Importancia de la implicación de las personas para alcanzar las metas
  • Precisa de estrategias de aprendizaje, innovación y mejora continua
  • Requiere del desarrollo de alianzas
  • Comprometidas con la responsabilidad social Como ven todo está estrechamente involucrado en un contexto cada vez más especializado por eso es importante tener bien definido el camino a seguir.
Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 03

Pero todo esto depende de una variable que está presente en cada parte de nuestras vidas y es el tiempo, el no brindarle una interpretación correcta de su influencia en el accionar diario de todo sistema, sería un error grave y ese error lo cometemos aun de forma inconsciente, veamos cómo se puede vislumbrar en la siguiente gráfica, basada en una ley brillante y elemental de la física:

El componente del tiempo, se comporta en un grado exponencial que puede variar más en la medida que los incrementos de los valores que confirman la ecuación sean más altos, pero muchos cometemos el error de solo ver de manera aislada y continua la variable tiempo como aparentemente dan las fórmulas de creación de la ley.

Lo mismo ocurre cuando analizamos la productividad de un proceso y vemos la productividad como una ecuación de resultado y no como una ecuación de formación de un resultado. La no comprensión de lo anteriormente expuesto por parte de la alta gerencia pueden crear conflictos internos que provoquen el atraso de la entidad en su proyección a empresa líder, e incluso llevarla a su bancarrota.

Caso #1. Empresa A. (Importación)

El comercio es una actividad de intercambio y aproximación con propósito de lucro, actividad que realizan en forma habitual o profesional las personas o instituciones llamadas comerciantes. En el mundo actual, hay claros ejemplos que demuestran que solamente los países con un activo comercio exterior han conseguido aumentar su nivel de actividad, incrementar las inversiones extranjeras y mejorar su nivel de vida.

Dentro de ellos hay ejemplos espectaculares como los llamados “Tigres de Asia”: Singapur, Taiwán, Corea del Sur y Hong Kong, que han conseguido casi sin recursos naturales revertir totalmente su situación previa, alcanzando niveles de prosperidad insospechados y justamente lo hicieron a través de la importación y transformación inicial, tanto de materia prima como insumos, utilizando la tecnología disponible de manera eficiente.

El tradicional concepto de comprar y vender ha ido evolucionando, al punto tal que en los negocios internacionales, las transacciones comerciales se han transformado en procesos de negociación puntuales.

Las nuevas exigencias del consumo global demandan de la función de compra internacional elevados niveles de eficiencia y competitividad. Un análisis del comportamiento histórico de la eficiencia de los ciclos del proceso de gestión de importaciones de esta empresa fue realizada mediante un diagnóstico estratégico donde se determinaron las principales debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.

Lo que demostró que existen vulnerabilidades que pudieran poner en riesgo la misión, como son la falta de preparación de los compradores internacionales en lenguas extranjeras, insuficiente estudio de mercado, que provoca una prolongación en el proceso de importación debido a los cambios de escenarios y productos, atraso en el cronograma de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, falta de sistematicidad en el control de la ejecución de los contratos, no existe un estudio determinante sobre el aprovechamiento de la jornada laboral, atraso en la concertación de los contratos por el recibo de solicitudes incompletas por parte de los proveedores, pero mantenía fortalezas como contar con un sistema de control interno efectivo, contar con personal con alto nivel escolar y profesional con experiencia en el trabajo a desarrollar, colectivo cohesionado, y una estructura de la dirección estable.

Según aparece reflejado en la política de importaciones de la entidad, la gestión empresarial de importaciones se define a partir de factores, tales como: los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los productos importados. Las etapas de este proceso son: Solicitud de Importación, Ciclo de Negociación, Ciclo de Aprobaciones, Ciclo de Firma del Contrato, Ciclo de Apertura de Cartas de Crédito, Ciclo de Ejecución, Ciclo de Habilitación; Ciclo de Facturación.

Para mejorar el análisis del comportamiento de cada una de estas etapas, en tiempo real y poder presentar informaciones precisas y confiables debido al gran volumen de datos disimiles a procesar, se aplican diferentes sistemas automatizados que permiten analizar una gran cantidad de contratos en tiempo real, y definir los indicadores que puedan medir la eficiencia de cada una de las etapas, estos son algunos ejemplos, de los resultados. 

Ciclo de Negociación :

Se observa que independientemente de disminuir en un 44% el tiempo de procesamiento y análisis de la etapa de contratación, de un año a otro, aun no cumple con los requisitos establecidos.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 04

Ciclo de Aprobaciones :

Se observa que independientemente de la disminución en el tiempo de aprobaciones de la empresa, como promedio en un 73%, no se cumple con el requisito previsto, sin embargo se nota como disminuye el tiempo de aprobación de la junta de la administración y el indicador cumple con el requisito previsto.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 05

Ciclo de Firma del Contrato:

Mantiene la tendencia al aumento en la eficiencia del proceso pero no cumple con el requisito previsto.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 06

Ciclo de Apertura de Cartas de Crédito:

En este proceso se disminuye el tiempo en un 52%, pero aun sin cumplir los requisitos establecidos.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 07

Ciclo de Ejecución: 

Se ve que esta etapa es la más afectada en cuanto a rendimiento y cumplimientos de los requerimientos.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 08

Ciclo de Habilitación:

Este indicador de disponibilidad de mercancía tiene un comportamiento similar en los dos años lo cual muestra la estabilidad en la gestión del proceso.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 09

Ciclo de Facturación:

El mismo comportamiento se ve en la fase de facturación con comportamientos similares, que muestran la estabilidad del proceso.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 10

Como resumen del comportamiento entre los dos años tenemos que el número de incrementos fue de 8 para un promedio de un 29%, y el decrecimiento en los resultados de la operación fue en solo dos, en un 1%. Sin embargo, en el primer año el nivel de incumplimiento es de un 90%, y en el segundo año, es de un 70%.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 11
Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 12

Como se observa no basta tener un sistema automatizado que te permita ser más productivo en el procesamiento e interpretación de información que brindan para la toma de decisiones en los procesos gerenciales, sino que también se debe estar preparado para entender estos resultados y estar comprometido con el mejoramiento de la gestión y organización, en el cumplimiento de indicadores de eficiencia para lo que es imprescindible tener un compromiso total con las funciones del proceso.

Los resultados en los procesos, son mejores cuando se proyectan desde el punto de vista de la participación y motivación de los trabajadores en la toma de decisiones, este es el resultado obtenido en una encuesta antes y después de la aplicación del método descrito en la misma empresa en un proceso secundario de apoyo a la actividad principal, donde se evalúa la percepción por parte de los trabajadores de la empresa, del trabajo prestado por el área de servicios, en la gráfica siguiente los números en rojo muestran la aceptación por parte de los trabajadores antes de las medidas propuestas y los números en negro muestran los resultados de la encuesta tres meses después de aplicado el sistema.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 13

Existe un incremento sustancial de la aceptación del servicio prestado, después de las medidas aplicadas lo cual influye positivamente en la mejoría del ambiente de trabajo en los procesos principales y por supuesto un incremento en los niveles de rentabilidad y control de la empresa según se muestra en la aplicación del método. Uno de los principales motivos de este resultado es la integración de los trabajadores en la toma de decisiones, tener los objetivos claros, y crear siempre fuentes y mecanismos de motivación y superación profesional y personal.

Si pensamos que la principal conclusión en este ejemplo es la aceptación por parte de los trabajadores estamos cometiendo un grave error, la principal lección aquí es como se pudo cambiar la percepción de un servicio prestado por parte de los clientes hacia un estado positivo en un corto plazo de tiempo, utilizando las herramientas correctas, eso es lo que crea utilidad a través de la productividad.

Caso #2. Empresa B. (Importación, Producción, Exportación)

En esta empresa se centra el análisis en la modificación del modelo en la cadena supply chain, que desarrolla de manera explícita por cada uno de los subprocesos el diseño del nuevo sistema para analizar los pedidos y las compras así como se estudia cómo es su influencia en cada uno de los indicadores diseñados, a tener en cuenta en el proceso y su integración dinámica basado en el sistema MRP, como elemento importante de la futura gerencia supply chain.

Basado en los principios básicos enarbolados por el sistema MRP: – Plan maestro para la producción (PMP) – Estructura del producto, Lista de materiales o Bill of Materials (BOM) – Registro de Inventarios (IMF) El modelo matemático diseñado que soporta el sistema informático en busca de una competitividad agregada que de forma sencilla mejore la productividad del proceso:

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 14

Este sistema solo cuenta de 2 operaciones manuales y el resto que son 12 operaciones se realizan de manera automática, estas 2 operaciones manuales se definen de esta manera pues son las bases de todo el sistema y deben de ser de conocimiento claro del especialista, por lo que se usa como método de capacitación también.

Este sistema previsto para su implementación en el año 2020, comienza su implementación en el año 2017, con una ahorro de tiempo en el procesamiento de la información en un 60% con respecto a la metodología usada por la casa matriz, el sistema brinda una gran cantidad de información desde diferentes puntos de vista, con una confiabilidad del 100%, en el mínimo tiempo posible, posibilitando la creación de diferentes escenarios para poder realizar simulaciones de futuros eventos, en el suministro de la materia prima para los procesos productivos de acuerdo a la demanda.

Influencia y reportes

Los principales reportes obtenidos en tiempo real son los siguientes:

  1. La existencia de materia prima en fábrica y la cantidad de producción en millones que representa.
  2. La cantidad de materia prima que se requiere para una demanda en millones del producto terminado en el periodo analizado.
  3. La fecha de cobertura de la existencia de materia prima en fábrica en días y en meses.
  4. Notifica de manera automática la existencia de un déficit o disponibilidad de la materia prima.
  5. La fecha de cobertura del déficit o disponibilidad de la materia prima, en días y en meses.
  6. La cantidad de materia prima en tránsito y la cantidad de producción que representa en millones.
  7. La fecha de cobertura que se alcanza con la mercancía en tránsito, en días y en meses.
  8. De manera automática determina la cantidad disponible o si hay que realizar un nuevo pedido, y el nivel de producción asociada a este sobrante de materia prima o al nuevo pedido asociado, por dos vías en función de la estructura del producto y en función del consumo real del producto en el periodo analizado.
  9. La fecha de cobertura que se alcanza con la disponibilidad o con el nuevo pedido de la materia prima en tránsito, en días y en meses.
  10. Se obtiene de manera automática la fecha del pedido y la fecha de embarque de acuerdo al lead time definido.
  11. Se da el cronograma de arribos de la mercancía con los pedidos asociados y el proveedor, identificando la cantidad solicitada, la cantidad recibida, lo que está pendiente de recibir, la fecha de arribo plan, la fecha de arribo real y la posible producción de cada pedido en millones.
  12. Muestra de manera automática la demanda de cada producto en millones, el preciso de la estructura definido, lo que se requiere para la producción de este producto en específico, y la cantidad acumulada que se requiere para cada producción y su influencia en el tiempo definido de la demanda.
  13. Da para caso el criterio de manera automática de “programar” o “reprogramar” la producción de este producto en el periodo analizado, de acuerdo a la existencia en fábrica.
  14. Muestra de manera automática la necesidad de materia prima acumulada para dar cumplimiento a la programación de la producción.
  15. Muestra el total de la demanda en el periodo analizado.
  16. Muestra el precio promedio de la materia prima de acuerdo a la especificidad para cada producto.
  17. Muestra la cantidad total de materia prima requerida para la demanda prevista en el periodo analizado.
  18. Además se reporta de manera automática las solicitudes de pago de acuerdo a las facturas recibidas.
  19. Se emite de manera automática el reporte de las facturas que han sido pagadas en solo 5 segundos.
  20. Se emite de manera automática el reporte de cuentas por pagar en tan solo 5 segundos.
  21. Se emite de manera automática el reporte de lo pendiente de recibir por parte del proveedor lo que se puede percibir como una conciliación.
  22. Se emite de manera automática la orden de compra con el pedido asociado en el sistema contable vigente, ya aprobada por todas las instancias.
  23. Se emite de manera automática el plan de producción detallado asociado a la demanda de un periodo determinado ordenado por fecha.
  24. Se emite de manera automática el plan de producción resumido asociado a la demanda de un periodo determinado ordenado por fecha.
  25. Se emite de manera automática el plan de producción detallado asociado a la demanda de un periodo determinado ordenado por producto.
  26. Se procesa de manera rápida la elaboración del forecast de los proveedores.

Además el sistema le permite realizar en solo segundos diversas consultas tales como:

  • Listado de productos terminados por familia (código de producto y nombre de productos agrupados por familia)
  • Estructura de los productos terminados por familia.
  • Existencias de materias primas general a la fecha de actualización del inventario.
  • Existencia de materias primas por subclase a la fecha de actualización del inventario.
  • Reporte de lead time por proveedor de cada uno de las materias primas importadas.
  • Reporte que brinda por cada tipo de producto terminado de manera simultánea la estructura de producto y la existencia y ubicación de la materia prima asociada al producto terminado.

Se logra desarrollar una herramienta de trabajo que permite dar un paso adelante en la búsqueda de la excelencia empresarial de la empresa B, dado que los niveles de productividad en generar diferentes reportes del comportamiento del sistema, se reducen a solo segundos, simulando diferentes escenarios de análisis con respuestas dinámicas de manera automática sobre las posibilidades de programación o la no programación de la producción de acuerdo a la disponibilidad de materia prima, además de permitir adelantar en el tiempo de inversión el conocimiento del funcionamiento de la herramienta MRP de la empresa B con vistas futuros planes de crecimiento.

Se diseñan 25 reportes de informaciones de manera instantánea, y una serie de consultas para ayudar a la toma de decisiones en el proceso de compra de la cadena supply chain, aportando un incremento en la productividad del proceso lo que hace que su influencia y competitividad sea notable.

La visión integrada del sistema hace que el control interno de los pedidos sea de manera dinámica, mucho más efectiva y rápida, brindando la información necesaria en tan solo segundos para dar respuesta a los informes requeridos por parte de la gerencia, y se puedan tomar las decisiones correctas de cara al comportamiento del mercado.

Se reportan un total de 13 indicadores (KPI) que marcan un análisis tanto retrospectivo como prospectivo del control interno del proceso y su desempeño. Además se convierte en una filosofía que permite educar y mostrar que la alta y eficiente productividad es posible como una herramienta para alcanzar mejores estándares de competencia, influencia, sustentabilidad y permanencia en el mercado, y muy importante es de creación interna gracias a la motivación de mejorar el proceso, por lo que los costos de adquisición del proceso son nulos.

Caso #3. Empresa C. (Diseño Gráfico e Impresión)

En esta empresa se centra el modelo en la creación de un sistema de planificación y organización de la producción que permita en tiempo récord tener los elementos que conforman las fichas de costo de cada producción, la actualización de los inventarios, la elaboración de las ordenes de producción, vales de salida del almacén y pre facturación, lo que permite que la facturación se realice de manera anticipada a la llegada de cliente permitiendo así brindar un mejor servicio.

Todo esto conlleva a que se tenga una mejor organización gerencial de la entidad y la reducción de sus costos y de los tiempos de producción por lo que la productividad y rentabilidad aumentan considerablemente sus valores, definiendo que todo el proceso que se realizaba con anterioridad en 3 jornadas de trabajo y con una fiabilidad baja ahora solo se realiza en solo 30 minutos con una fiabilidad del 100%. Este desarrollo del sistema permite que la aplicación del modelo de control sea mucho más sencillo para los gerentes y se den resultados que le permitan analizar la eficiencia del trabajo en tiempo real.

Otro de los procesos más importantes en las empresa es la gestión de cobros y muchas veces el mismo no se tiene actualizado por falta de sistemas y de personal experto en el mismo, la aplicación de las TI permiten que esto mejore de manera sustancial, el proceso de análisis del mismo en la actualidad se realiza con sistemas básicos en Excel que pueden durar alrededor de una o dos jornadas de trabajo en una análisis manual, y por consiguiente el no tener actualizado estas cuentas y no ser su gestión lo más eficiente posible incide de manera directa en la rentabilidad del sistema de gestión empresarial.

El nuevo sistema permite que con la información aportada por el sistema de facturación, se importen las facturas al nuevo sistema de manera manual por el gerente del área y de manera automática cada comprador actualice sus cuentas por cobrar, con tan solo un click en cada factura de cada cliente, introduciendo además el documento de cobro y la fecha, aportando así el ciclo de cobro y la realización de conciliaciones financieras con los clientes en tiempo real, por parte de los comerciales, independientemente del aparato económico financiero, lo que significa ahorro de tiempo en la gestión de cobro.

Toda la información que se produce en varios segundos en el sistema, llevaría más de dos jornadas de trabajo en la forma tradicional de trabajo ya que no solo permite conocer la gestión de las cuentas por cobrar sino que también permite evaluar los niveles de facturación de cada comercial por periodos y compararlos de manera automatizada e instantánea, y no emplear tiempo en ello por parte de los gerentes, brindando en segundos lo siguientes reportes:

A nivel de comercial:

  1. Facturación por año desglosada por mes de cada comercial.
  2. Facturación detallada por año desglosada por mes de cada comercial.
  3. Facturación por trimestre de cada comercial.
  4. Cuentas por cobrar detallada de cada comercial por clientes
  5. Cuentas por cobrar resumida de cada comercial por clientes
  6. Cuentas por cobrar detallada de cada comercial por clientes y por fechas
  7. Cuentas por cobrar detallada de cada comercial por fecha
  8. Cuentas por cobrar detallada de cada comercial por clientes
  9. Cuentas por cobrar detallada de cada comercial por edad de la cuenta por cobrar.

A nivel gerencial:

  1. Facturación general por clientes.
  2. Facturación por trimestre de cada comercial y general.
  3. Cobrado detallado por cliente.
  4. Cobrado de manera resumida por clientes.
  5. Cuentas por cobrar generales por clientes
  6. Cuentas por cobrar resumida generales por clientes
  7. Cuentas por cobrar generales por clientes y por fechas
  8. Cuentas por cobrar generales por fecha
  9. Cuentas por cobrar generales por clientes
  10. Cuentas por cobrar generales por edad de la cuenta por cobrar.
  11. Cuentas por cobrar detallada por cada comercial
  12. Cobrado detallado por cada comercial.

Todo este arsenal de información se obtiene en segundos después de la rápida y simultanea actualización de la base de datos, es decir lo que se realizaba en varias jornadas de trabajo llevaría no más de 30 minutos en realizarse y por lo tanto se puede analizar y controlar mejor el indicador que controla las cuentas por cobrar en el sistema.

En términos de productividad y confiabilidad el incremento es más que sustancial, por lo que la empresa aposta por la introducción de las TI en función de los beneficios que se puedan lograr.

Conclusión

Después de analizar cada caso práctico visto, se concluye que las TI son herramientas que aportan rapidez y confiabilidad en la toma de decisiones, pero eso no basta: debe existir un método que sea el vinculante de estas TI con todo el sistema organizativo de la empresa.

Y ese no es otro que el Sistema de Control Interno, pero no el tradicional, sino un SCI con un mayor y mejorado nivel de análisis cualitativo y cuantitativo. Todo basado en indicadores (KPI), que nos permita subir al próximo escalón, que se nos muestre como una herramienta sencilla en su accionar, fiable en sus resultados y que tenga la capacidad no solo de analizar de forma retrospectiva el desempeño de la empresa, sino que también se convierta en una herramienta que pueda proyectar el futuro comportamiento de los sistemas y subsistemas que componen la empresa y también el de el mismo, como otro elemento del sistema en sí.

En la siguiente simulación gráfica, se puede ver la integralidad del sistema, que puede ser aplicada a cualquier empresa o negocio.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 15

Donde se observa el declive de la empresa en los indicadores de desempeño, este sistema permite en todo momento monitorear el comportamiento de cada sistema en particular, y de conjunto de la empresa pero además nos permite proyectar por ejemplo para julio un plan de acción en función de los indicadores (KPI) que son negativos y realizar diversas medidas para que los mismos puedan pasar a un estado positivo, mediante la simulación, que podemos realizar a través de las TI, en diferentes escenarios de cada uno de los procesos.

Es decir la idea es desmenuzar al detalle toda la gestión de la empresa y poder llegar a cada pieza u elemento que conforma cada subsistema y sistema, para ver su comportamiento de una forma rápida sencilla y fiable, en el menor tiempo posible.

Todo esto demuestra que la metodología debe analizarse de manera integral y sistémica, y que exige de una preparación importante por parte de la alta gerencia, y tomar las medidas correspondientes para mejorar de manera proactiva lo que se analizó de manera retrospectiva, pero realmente la fortaleza de esta metodología radica en su integración entre los diferentes sistemas y su aplicación en cualquier empresa, sector, rama, país, en función de las particularidades y especificaciones de cada uno de los elementos económicos mencionados.

El éxito de este sistema está en la comprensión que se pueda tener del medio en que se desenvuelve la gestión de la empresa y del conocimiento de esta y de sus procesos, por parte de los gestores administrativos y la motivación existente para poder crear una sinergia entre los diferentes elementos de la empresa, tener la capacidad autónoma de desarrollar estos sistemas TI ante la relación costo beneficio de su adquisición en el mercado.

Por eso volvemos a analizar la Teoría de Maslow, pero desde el punto de vista cuantitativo, si vemos la gráfica que se mostró con anterioridad y la vinculamos a los resultados de la empresa con indicadores, podemos tener de manera general una correlación estrecha entre estos indicadores, el método propuesto es el siguiente, donde la evaluación desde los niveles inferiores sean el paso al nivel superior, solo y solo si, si se llega a tener un nivel óptimo en ese nivel.

Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 16

Una empresa en el estado A nunca será líder en el mercado y a la larga su desaparición o bancarrota es tangible, una empresa en el estado óptimo será líder en el mercado y podrá anticiparse a los cambios del mismo, si ese mismo concepto lo aplicamos con el otro lado de la pirámide, por ejemplo a nosotros mismos en nuestro puesto de trabajo, a nuestros gerentes, nos asombraríamos la alta correlación que se pondría de manifiesto entre ambos lados.

Por eso es tan importante la motivación por parte de la alta gerencia en estos aspectos como una cuestión, de supervivencia y mejora continua, para poder subir, como se dice, al otro escalón y pasar a un nivel superior en la gestión empresarial, con una mayor productividad en la toma de decisiones.

Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente, definamos la última pregunta de este artículo: ¿Es posible que el resultado de esta metodología proporcione valores de productividad que sean capaces de incidir de manera directa y significativa en el PIB?, según un artículo publicado en el año 2014 sobre las principales causas que ocasionaron que se dejaron de producir 100000 Ton de azúcar crudo en Cuba fueron:

  • El rendimiento industrial y las altas temperaturas
  • Dificultades en el corte y tiro de la caña
  • Bajo aprovechamiento de la capacidad potencial
  • Funcionamiento incorrecto de la gestión empresarial
  • Problemas cumplimiento de la cadena logística
Influencia de las IT en la Productividad de la Gestión Empresarial y su Relación con el Control Interno en la Toma de Decisiones - Grafico 17

Si analizamos la situación anterior desde el punto de vista gerencial, tenemos que se tiene una clasificación de las causas de las perdidas inherente a cuestiones organizativas que se denomina A y está relacionada con el rendimiento industrial por altas temperaturas y las lluvias que es un 20% de las perdidas cuantificadas, siendo una cuota de 20000 ton unos 6.6 millones de usd.

Por otro lado tenemos las que son parte de la ineficiencia organizativa de las instituciones y los gerentes de las empresas, que se denomina B e implica al resto de los factores señalados con anterioridad con una cuota de un 80 % de las pérdidas, que son 80000 toneladas, lo que serían unos 26.4 millones de usd.

Si se hubiera tenido un sistema de gestión de alerta basado en la implementación integrada de TI y un SCI, lo suficientemente fuerte como para prevenir estas situaciones en tiempo real, se hubiera eliminado o disminuido la pérdida, y no hubiera influenciado de manera negativa, en la economía doméstica del PIB.

Por: MBA Yuri O´Reilly Herrera
Especialista de Seguridad e Higiene Industrial Centro Nacional de Biopreparados (BIOCEN) Cuba.

DEJA UNA RESPUESTA

Por favor ingrese su comentario!
Por favor ingrese su nombre aquí

Artículos relacionados

Vehículos Automatizados: Minería Subterránea del Futuro

esto se ve reflejado en la minería con el uso de vehículos automatizados en la minería subterránea....

Libros de Ingeniería de Mantenimiento

Mantenimiento mecánico de máquinas

Inspección y lubricación de equipos. Esta es una operación escencial complementaria a la reparación de las máquinas. Consiste en el examen...

¿Qué se entiende por neurociencia y mantenimiento minero?

en este ambiente se generan múltiples fenómenos cognitivos estrechamente relacionados a diversas disciplinas, como la Neurociencia y Minería...

Organización y gestión integral de mantenimiento

Es posible que usted piense que su departamento de mantenimiento necesita un cambio, pero que su empresa es tan especial que no hay forma...

El Cerebro del Mantenedor (El libro del Mantenimiento Minero)

El propósito de este libro es dar a conocer algunos estudios relacionados con la Gestión del Mantenimiento Minero en flotas de equipos en minas a cielo...